ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานให้เกิดประสิทธิผลอย่างที่พึงประสงค์ ไม่ว่าจะพึงประสงค์ตามที่องค์กรต้องการตามค่านิยมองค์กร (Core Value/Company Fit) ตามหน้าที่งาน (Functional Fit) หรือตามหน้าที่บังคับบัญชา (Supervisory Fit) ก็ตาม ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านที่เป็น Professional Recruiter ทราบอยู่แล้วว่าจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำการสัมภาษณ์และตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครงานให้ได้ “คนที่ใช่” อย่างเป็นระบบ ซึ่งมักจะอาศัยแนวทางดำเนินการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง (Structured Interview) อิงกับสถานการณ์ในอดีต (Backward Looking) และอิงกับสถานการณ์ในอนาคต (Forward Looking) ประกอบกัน และดำเนินการสัมภาษณ์ตามลำดับอย่างเป็นขั้นตอนตามสมควร
หากท่านผู้อ่านเปิดตำราวิชาการหลายเล่ม จะเห็นข้อเขียนที่ได้แนะนำให้ดำเนินการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างตามลำดับ 5 ขั้นตอน ได้แก่
(1) การวิเคราะห์งาน
(2) การประเมินค่างาน
(3) การสร้างคำถามสัมภาษณ์
(4) การสร้างคำตอบที่เป็นมาตรฐานไว้เทียบเคียงและให้คะแนน (Rating) ผู้สมัครงาน
(5) การตั้งคณะกรรมการสัมภาษณ์เพื่อเป็นผู้ดำเนินการสัมภาษณ์
แต่กระนั้น โลกวิชาการก็อาจแตกต่างไปจากโลกการปฏิบัติงานจริงที่ต้องการความกระชับและเน้นทำได้จริงไปบ้าง เช่น ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มักจะมีการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) และประเมินค่างาน (Job Evaluation) กันไว้อยู่แล้ว ก็จะไปสนใจการตั้งคำถามสัมภาษณ์ (Interview Questioning) ที่สอดคล้องกับคุณลักษณะเชิงความรู้ ทักษะและพฤติกรรมการทำงานหรือที่รวมแล้วเรียกกันอย่างคุ้นหูว่า “Competency” เสียเลย และโดยความเห็นส่วนตัว ผมอยากแนะนำให้ท่านผู้สัมภาษณ์ได้เลือกเอาสักสามไม่เกินห้ารายการมาใช้เพื่อการประเมินผู้สมัครงาน โดยเฉพาะในส่วนของการสร้างหรือการตั้งข้อคำถามสัมภาษณ์ อันนับว่าเป็นส่วนที่ค่อนข้างยากสำหรับ Recruiter มือใหม่หรือมือไม่ใหม่ที่ยังประสบการณ์ไม่สูงมากนั้น เราทำได้โดยการนำเอาตัวชี้วัดพฤติกรรมหลัก (Key Behavioral Indicators/Key Action) มาใช้สำหรับการตั้งคำถามสัมภาษณ์ถึงทักษะและพฤติกรรมที่ต้องการตามตำแหน่งงาน แล้วตามมาด้วยการกำหนดแนวทางวิเคราะห์คำตอบผู้สมัครงานเทียบกับตัวชี้วัดพฤติกรรมหลัก เพื่อให้คะแนนผู้สมัครงานจากการที่ได้สัมภาษณ์ไป
และเพื่อการสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ระหว่างดำเนินการสัมภาษณ์ ผมขอแนะนำให้ผู้สัมภาษณ์ ไม่ว่าจะเป็น Recruiter หรือ Hiring Manager (ผู้จัดการหน่วยงานที่ทำการสัมภาษณ์คัดเลือกบุคลากร) ดำเนินการในหลายประการ ได้แก่
(1) การใช้รูปแบบการสัมภาษณ์แบบคณะกรรมการ (Panel / Board Interview) โดยแบ่งหน้าที่ให้กรรมการแต่ละคนได้โฟกัสรายการความรู้ ทักษะหรือพฤติกรรมที่ต้องการสัมภาษณ์ในตำแหน่งงานนั้น อันจะช่วยลดสภาพการถามคำถามซ้ำกัน โดยกรรมการสัมภาษณ์ลงไปในอีกทางหนึ่ง
(2) ถามในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน (Job-related Question) อันกำหนดไว้สำหรับตำแหน่งงานนี้เท่านั้น และถามคำถามสัมภาษณ์กับผู้สมัครงานทุกคนด้วยข้อคำถามชุดเดียวกัน อันจะทำให้ประเมินผู้สมัครงานอย่างเป็นธรรมและลดอคติที่อาจจะเกิดขึ้นในการสัมภาษณ์งานลงไป
(3) แบ่งเวลาการสัมภาษณ์และเลือกใช้แนวทางการตั้งคำถามสัมภาษณ์อย่างเหมาะสม เนื่องจากเราสามารถเลือกใช้รูปแบบการใช้คำถามสัมภาษณ์ได้หลายรูปแบบ เช่น คำถามสัมภาษณ์ทั่วไป คำถามเชิงพฤติกรรม คำถามเจาะลึก หรือคำถามแบบอิงสถานการณ์ในอนาคต เป็นต้น ประกอบกับข้อจำกัดของเวลาที่เรามักจะต้องใช้ระยะเวลาระหว่าง 45-60 นาทีกับการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานหนึ่งคน ผมจึงอยากแนะนำให้ลองแบ่งเวลาสัมภาษณ์ออกเป็น 3 ช่วง และเลือกใช้คำถามสำหรับแต่ละช่วงให้เหมาะสม (ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไป)
(4) จดบันทึกย่อระหว่างการสัมภาษณ์ เพื่อให้มีข้อมูลทบทวนบางประเด็นที่ยังไม่กระจ่าง และช่วยให้เราได้มองพฤติกรรมการแสดงออก หรือภาษากายบางอย่างที่เราบันทึกไว้จากที่ผู้สมัครแสดงออกมา นอกจากนี้ ข้อมูลที่บันทึกไว้ยังช่วยลดปัญหาการลืมคำตอบของผู้สมัครงานได้อีกมากทีเดียว ก่อนที่จะดำเนินการในขั้นตอนสุดท้าย
(5) สรุปผลการสัมภาษณ์ โดยประเมินผู้สมัครงานแต่ละรายเปรียบเทียบกันก่อนที่จะตัดสินใจเลือกผู้สมัครงานที่ได้คะแนนสูงสุดเข้ามาร่วมงานกับองค์กรต่อไป
ผมขอกล่าวถึงแนวทางการบริหารเวลาสัมภาษณ์ให้มีประสิทธิภาพด้วยการแบ่งเวลาสัมภาษณ์ออกเป็นสัก 3 ช่วงคือ ช่วงเปิดสัมภาษณ์ ช่วงระหว่างสัมภาษณ์ และช่วงปิดสัมภาษณ์ แต่ก่อนที่จะเริ่มลงรายละเอียดในแต่ละช่วง ผมขอเสนอข้อคิดเพื่อการปฏิบัติการสัมภาษณ์ไว้ในบางประการที่ท่าน “ควรทำ” เพื่อเสริมให้การสัมภาษณ์คัดเลือกบุคลากรลงตัวและได้ผลมากขึ้น กล่าวคือ ในช่วงก่อนที่จะสัมภาษณ์ ขอให้ผู้สัมภาษณ์ตระหนักเสมอว่า จะต้องปฏิบัติต่อผู้สมัครงานอย่างให้เกียรติ ไม่มีจริตที่ดูแคลนว่าผู้สมัครงานมาหางานทำและเราอยู่ในสถานะที่เหนือกว่า เพราะอาจทำให้ผู้สมัครงานเกิดความไม่พอใจ ไม่ประทับใจ เสียหายต่อภาพลักษณ์ของ HR และองค์กรไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์
พร้อมกับขอให้พิจารณาประวัติผู้สมัครงานให้ถี่ถ้วนก่อนที่จะสัมภาษณ์ ไม่ควรมาดูประวัติผู้สมัครงานเอาตอนที่เข้าสัมภาษณ์แล้ว เพราะจะทำให้ไม่ทันได้อ่านประวัติของผู้สมัครงานอย่างถี่ถ้วนเป็นแน่ และที่สำคัญคือ ท่านควรตั้งคำถามเพื่อเตรียมไว้สัมภาษณ์ โดยเฉพาะการสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรมหรือเชิงสมรรถนะ ไม่เช่นนั้นอาจนึกคำถามไม่ทัน และอาจกลายเป็นการถามคำถามแบบ “ถามไปเรื่อย” ซึ่งไม่เกิดประสิทธิผลในการสัมภาษณ์งานมากนัก
ในแต่ละช่วงของการสัมภาษณ์เช่นที่เกริ่นไว้ข้างต้น ผมมีข้อเสนอสำหรับให้ท่านลองพิจารณานำไปลงมือทำดังนี้ครับ
ช่วงแรก : เปิดสัมภาษณ์ (5-10 นาที)
ในช่วงเปิดสัมภาษณ์นี้ ควรเน้นสร้างบรรยากาศการสัมภาษณ์ที่เป็นกันเอง สร้างความคุ้นเคยระหว่างผู้สมัครงานกับผู้สัมภาษณ์ ซึ่งจะช่วยให้ผู้สมัครงานเปิดใจพูดมากกว่าที่จะคร่ำเคร่งใส่ผู้สัมภาษณ์ และในช่วงนี้ ผมแนะนำให้เลือกใช้รูปแบบคำถามสัมภาษณ์ทั่วไป เช่น ถามถึงการเดินทางมาสัมภาษณ์งาน ถามถึงความรู้เกี่ยวกับองค์กรและลักษณะงานตามตำแหน่งที่ผู้สมัครงานสมัครเข้ามา การศึกษา ประสบการณ์ ความถนัดและขอบเขตหน้าที่งานที่เคยผ่านมา หรือปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานปัจจุบัน เป็นต้น
ช่วงที่สอง : ระหว่างสัมภาษณ์ (30-45 นาที)
เป็นช่วงเวลาที่สำคัญมาก เนื่องจากเป็นช่วงที่เราจะได้ข้อมูลจากการสัมภาษณ์เพื่อประกอบการตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครงานมากที่สุด ควรเน้นหนักกับการตั้งคำถามเชิงพฤติกรรม (Behavioral Questions) และนำมาใช้ตัดสินคัดเลือกผู้สมัครงาน แต่แนะนำว่าควรหลีกเลี่ยงคำถามที่พาดพิงถึงบุคคลที่สามหรือวิจารณ์ผู้อื่น เช่น เจ้านายเก่า (ที่จริงผู้สมัครงานที่มีมารยาทหน่อยก็จะไม่เผลอไปแอบนินทาหัวหน้าคนเก่าแบบมันส์ปากแน่ ๆ และจะดีกว่ามากหากเราในฐานะผู้สัมภาษณ์งานไม่ถามเลย) โดยเฉพาะคำถามที่ชี้นำหรือแนะนำคำตอบให้ผู้สมัครงาน เช่น “ด้วยเหตุที่คุณเล่ามานี้เองใช่ไหม คุณจึงไม่ให้ความสำคัญกับการทำงาน...” แต่ควรใช้ลักษณะการถามปลายเปิด เพื่อที่จะได้ไม่จำกัดกรอบของสิ่งที่ต้องการรู้หรือต้องการให้ผู้สมัครงานเล่า เช่น “ช่วยเล่าเรื่องการแก้ไขปัญหาลูกน้องมาทำงานสายให้ฟังหน่อยสิครับ” เป็นต้น
นอกเหนือจากทักษะในการฟัง และจับประเด็นคำตอบผู้สมัครงาน เพื่อสรุปเทียบกับตัวชี้วัดพฤติกรรมเช่นที่ผมได้อธิบายไปในบทความก่อนหน้านี้แล้ว การจดบันทึก (Take Note) คำพูดของผู้สมัครงานในช่วงที่สำคัญไว้ก็เป็นเรื่องสำคัญที่ลืมไม่ได้เช่นกัน แต่ก็ไม่จำเป็นต้องจดทุกเรื่อง เพราะจะทำให้เรากังวลใจกับการจดจนลืมที่จะฟังคำตอบ และหากจะให้ดี ท่านควรแจ้งให้ผู้สมัครงานทราบตั้งแต่แรกว่าเราจะจดบันทึกสิ่งที่ผู้สมัครงานตอบมาเสียหน่อย เพราะบางเรื่องที่เราจดนั้นอาจจะเป็นสิ่งที่ผู้สมัครงานไม่สะดวกใจให้บันทึกไว้ก็ได้ เพราะประเด็นนี้ จากประสบการณ์ของผม ผู้สมัครงานที่ไม่สะดวกใจเรื่องใดก็มักจะไม่ค่อยตอบ หรือออกตัวไว้ก่อนว่าขออนุญาตไม่ให้ผู้สัมภาษณ์งานจดบันทึกคำตอบเขาไว้
เน้นอีกเล็กน้อยว่า ข้อมูลที่จดบันทึกไว้นั้นควรเป็นเรื่องเกี่ยวข้องกับทักษะหรือพฤติกรรมในเรื่องที่ต้องการประเมิน ไม่ “จดแหลก” แบบที่จดไปก็ใช้ประโยชน์ไม่ค่อยได้ หรือจดไปก็ไลฟ์บอย (ภาษาวัยรุ่นสมัยก่อนหมายถึงจดไปก็ไม่ใคร่ได้ประโยชน์)
ช่วงที่สาม : ปิดสัมภาษณ์ (5-10 นาที)
เป็นช่วงปิดท้ายก่อนจะจบการสัมภาษณ์ แนะนำให้ดำเนินการดังนี้
สอบถามกลับกับผู้สมัครงานว่าอยากรู้เรื่องใดเกี่ยวกับองค์กร หรืองานในหน้าที่รับผิดชอบตามตำแหน่งที่สมัครอีกหรือไม่
อธิบายกระบวนการลำดับต่อไปหลังจากสัมภาษณ์งาน เช่น องค์กรจะใช้เวลาประมาณไม่เกินสองสัปดาห์ในการพิจารณาและจะแจ้งผลการพิจารณากลับไปยังผู้สมัครงานทางอีเมล์หรือโทรศัพท์ที่ให้ไว้ องค์กรอาจมีแนวทางว่า หากไม่ได้แจ้งเรื่องใดกลับไปยังผู้สมัครงานก็ถือว่าไม่ผ่านสัมภาษณ์ ซึ่งก็ไม่ได้ประหลาดแต่อย่างใด แต่ผมคิดว่าการบอกกันสักเล็กน้อยว่าไม่ผ่านสัมภาษณ์น่าจะดีกว่า เพราะจะแสดงให้เห็นว่าเราปรารถนารักษาความสัมพันธ์กับผู้สมัครงานไว้ ไม่แน่ว่าในวันหน้าเขาอาจจะเหมาะกับตำแหน่งอื่นที่เราจะเปิดรับสมัคร หรือแนะนำเพื่อนคนอื่นมาสมัครงานกับองค์กรเราก็ได้ครับ
ขอบคุณผู้สมัครงานในการสละเวลา ซึ่งผมอยากแนะนำให้ผู้สัมภาษณ์คิดเสียว่า ผู้สมัครงานคือหนึ่งในลูกค้าหรือสมาชิกคนสำคัญขององค์กรในอนาคต คิดแบบนี้จะช่วยให้เราปฏิบัติกับผู้สมัครงานอย่างให้เกียรติมากขึ้นครับ
การแบ่งเวลาสัมภาษณ์ 3 ช่วงที่ว่าไปนี้ แท้จริงแล้วเรา Recruiter และ Hiring Manager เองก็มักจะคุ้นเคย เพราะใช้แนวทางนี้สัมภาษณ์กันอยู่แล้ว แต่อยากให้ท่านผู้อ่านได้ลองนำเอาข้อคิดข้อเสนอแนะอันหลากหลายเรื่องราวที่กล่าวมานี้ ไปปรับใช้กับการสัมภาษณ์งานของท่าน รับรองว่าการสัมภาษณ์ย่อมมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แน่นอนครับ
รวมเรื่องราวน่ารู้ในงาน HR จากวิทยากรและที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากร ผู้ผ่านประสบการณ์งานบริหาร HR จากองค์กรในโรงงานอุตสาหกรรมและธุรกิจบริการ
สอบถามข้อมูลด้าน HR หรือแลกเปลี่ยนมุมมองได้ที่ 0-2514-7472 กด 6
หรือ E-mail : hrbuddy@jobbkk.com (ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น)
Credit : อ.ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต (Professional Training & Consultancy)
หางานตามสาขาอาชีพ
JOBBKK.COM © สงวนลิขสิทธิ์ All Right Reserved
jobbkk มีเพียงเว็บเดียวเท่านั้น ไม่มีเว็บเครือข่าย โปรดอย่าหลงเชื่อผู้แอบอ้าง และหากผู้ใดแอบอ้าง ไม่ว่าทาง Email, โทรศัพท์, SMS หรือทางใดก็ตาม จะถูกดำเนินคดีตามที่กฎหมายบัญญัติไว้สูงสุด 
